VLOOKUPでデータ検索をしよう【エクセル関数・初級】

VLOOKUP関数とは

VLOOKUP関数は文字列参照の基本的な関数です。

とても良く使うので(このブログでは)世界三大関数の一つに数えられています。

世界三大関数とはSUM、IF、VLOOKUPのことを指します。

この3つの関数は初心者から上級者まで幅広く使われています。

使用頻度が非常に多いので、エクセルを学ぼうと思えばこれらの関数を避けては通れません。

そして、VLOOKUP関数はSUM関数、IF関数に比べて使い方が難しいので苦手意識を持つ人が多いです。

その原因の一つが引数の多さにあると思います。

でも、しっかり理解すればそんなに難しい関数ではありません。

VLOOKUP関数をマスターすれば、あなたのエクセル能力は格段に向上するでしょう。

VLOOKUP関数は初心者から中級者へステップアップするための登竜門です。

まずは仕組みを理解して実践あるのみです。

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VLOOKUP関数の定義

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これがVLOOKUP関数の定義ですが、はっきり言ってよく分からないですね。

この定義だと、どういう状況でどんな使い方をすればいいか想像もできません。

では、言い方を変えてみましょう。

「あなたの希望どおりのデータを抽出するよ。範囲と条件を指定してね。」

簡単に言うとこういうことです。

ちょっと使えそうな気がしてきましたね?

この調子でVLOOKUPの構成編に進みましょう。

VLOOKUP関数の構成

VLOOKUP関数は引数が4つもあります。

苦手意識の原因はこの引数の多さだと言ってもいいでしょう。

でも一つ一つ理解すれば、すごく単純で簡単です。

=VLOOKUP(B14,B3:D10,2,0)

引数を色分けしました。

これらの引数の意味は次のとおりです。

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

それでは1つずつ説明していきます。

検索方法

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

検索方法から説明するのには訳があります。

まず始めに、初心者の皆さんはこの値を「0」に設定してください。

「0」にしておけば問題ありません。

その理由は次のとおりですが、今は読み飛ばしても大丈夫です。

この記事を最後まで読んだ後に、再度読んでみてください。

近似値検索について

検索方法の違いは「しっかり検索するか」「あいまいな検索をするか」です。

「0」はしっかり検索、つまり完全一致検索です。

「1」はあいまい検索、つまり近似値検索…なのですが、これはかなり特殊な使い方です。

近似値検索は私もほとんど使ったことはありません。

皆さんの使い方でも完全一致を求めるものが多いと思います。

だから最初のうちは「0」で設定して問題ありません。

TRUE、FALSEについて

参考書によっては「TRUE」「FALSE」という単語が出てきます。

これは「1」「0」と同じ意味になります。

対応表は次のとおりです。

近似値 TRUE 1
完全一致 FALSE 0

つまりこういう入力方法もできるということです。

=VLOOKUP(B14,B3:D10,2,FALSE)

しかし、これだと入力に手間がかかる上にごちゃごちゃするので、数字で打つことを推奨します。

=VLOOKUP(B14,B3:D10,2,0)

ちなみに検索方法の因数を空白(何も入力しない)と「1」と同じ扱いになります。

範囲

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

範囲の説明の前に、VLOOKUP関数の仕組みについて説明します。

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この表では黒丸のところに「=VLOOKUP(B14,B3:D10,2,0)」が入力されています。

分かりやすく順を追って説明します。

① まずは検索値を確認(トヨタ)

② 範囲の一番左側から検索値を探す(トヨタはB3)

③ 範囲左から番目のデータを抽出する(トヨタから2番目は「471-5871」)

ここで注目するべきは②です。

検索値を探すのは範囲の一番左側なんですね。

そしてN番目のデータを抽出するのも範囲の一番左からです。

「範囲を指定する時は検索値を一番左にしなければならない。」

範囲については、とりあえずこれだけ覚えていれば大丈夫です。

検索値

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

検索値を表の左側に配置するとVLOOKUP関数が使いやすくなります。

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VLOOKUP関数は範囲の左を基準にする特性があります。

このことから、検索値は左側に持っていくことを意識しましょう。

検索値が範囲の右でもVLOOKUP関数を使えないことはないですが、余計な一手間が掛かるので左側を意識してください。

列番号

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

いよいよ最後の列番号になりました。

あと一息です。がんばりましょう。

先ほどの「VLOOKUP関数の仕組み」を復習します。

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この表では黒丸のところに「=VLOOKUP(B14,B3:D10,2,0)」が入力されています。

VLOOKUP関数は、範囲から検索値に一致するデータを見つけて、指定されたN番目のデータを返します。

順を追って説明します。

① まずは検索値を確認(トヨタ)

② 範囲の一番左側から検索値を探す(トヨタはB3)

③ 範囲左からN番目のデータを抽出する

ここで重要なのが、範囲の一番左からN番目というところです。

N番目のNは列番号で指定した数字です。

=VLOOKUP(B14,B3:D10,2,0)なので2番目ということになります。

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この表では黒丸のところに「=VLOOKUP(B14,B3:D10,2,0)」が入力されています。

① まずは検索値を確認(トヨタ)

② 範囲の一番左側から検索値を探す(トヨタを「B3」で発見)

③ 範囲の左から番目のデータを抽出する(トヨタから数えて2番目は「471-5871」)

④ 黒丸(C14)にVLOOKUP関数の結果「471-5871」が表示される

それではパターンを変えてもう一度やってみます。

同じセルに「=VLOOKUP(B14,B3:D10,3,0)」と入力してみましょう。

列番号を2からに変更しました。

つまり左から3番目のデータを抽出するということです。

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「トヨタ」から数えて3番目の「愛知県豊田市豊田町1番地」が表示されました。

範囲を広く指定すれば、10番目だろうが100番目だろうが数字を抽出してくれます。

VLOOKUPの使い方

VLOOKUPは横のデータを抽出する関数です。

エクセルは社員名簿や売上伝票などデータ管理にとても役立つソフトです。

これらのデータを入力する時は横方向にデータを入れるようにしましょう。(ほとんどの人がそうしていると思いますが)

なぜかというと、関数でデータ操作をする時に圧倒的に横方向の方がやりやすいからです。

ちなみにVLOOKUPの縦方向バージョンにHLOOKUP関数というものもあります。

VLOOKUP関数は応用が効くので色々な場面で使えます。

応用編も執筆予定なのでぜひご覧ください。

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